Privacybeleid

1.1 Onview cliënt dossier

Er wordt gewerkt met Onview waar iedere cliënt/betrokkene een eigen digitaal dossier heeft. Zoveel mogelijk informatie wordt hierin bewaard.

In ieder geval:

• Het ingevulde aanmeld- intakeformulier

• Het mentorschapsplan

• Beschikkingen van de Rechtbank (deze worden ook fysiek bewaard)

• De contactmomenten en uitgevoerde acties en ontwikkelingen worden bijgehouden.

• Vastlegging van identificatie van de cliënt/betrokkene; datum en nummer identificatiedocument.

• De (5) jaarlijkse evaluaties ten behoeve van de Rechtbank

• Behandelplannen van de zorginstelling als dit relevant is voor de uitvoering van het mentorschap

• Contactgegevens van hulpverleners en belangrijke personen van de cliënt/betrokkene.

In Onview kun je eenvoudig een overzicht zien van welke actuele cliënten/betrokkenen ik mentor ben. Wanneer mentorschapsplannen geëvalueerd dienen te worden en wanneer er een (5) jaarlijks verslag naar de rechtbank moet worden verzonden. Andere afspraken kun je er ook in terug zien. Er is een goed overzicht van welke documenten zich in de individuele dossiers bevinden en welke eventueel nog ontbreken. Afgesloten dossiers worden nog 7 jaar bewaard in het systeem en na die 7 jaar dien ik zelf een verzoek in om deze te laten verwijderen.

Op de website ‘grootinmentorschap.nl’ wordt het klachtenreglement uitgelegd. In een Excel bestand worden de eventuele klachten bijgehouden in een overzicht.

Deze Excel bestanden worden opgeslagen op de computer op het kantoor aan huis; C:\Users\Gebruiker\Documents\Mentorschap\Klachten.

4.2 Back up

Onview maakt automatisch elke nacht een back up. Alle gegevens worden op een eigen server in de Cloud bewaard.

4.3 Beveiliging Onview

Onview wordt gehost door Linfosys. Linfosys is in het bezit van een ISO27001 certificaat (data en informatie beveiliging) en wordt jaarlijks getoetst om het certificaat te mogen behouden.